Der erste Messeauftritt: Ratgeber für Start-Ups

Messe-Booklet - Messeteilnahme leicht gemacht

Messeteilnahmen sind wichtige Instrumente für die Kundenbindung, Neukundengewinnung und zahlreiche weitere Ziele. Diese vielfältige Zielerreichung und der direkte Kontakt machen Messen einzigartig. Gerade für Start-Ups sind Messeteilnahmen eine gute und gleichzeitig wichtige Möglichkeit neue Kontakte zu knüpfen und relevante Marktbegleiter kennenzulernen. Jedoch gerade die erste Messeteilnahme kann eine aufregende und anstrengende Zeit bedeuten, da zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden und zahlreiche Grundfragen geklärt werden müssen.

Ziele für den ersten Messeauftritt definieren

Die klare Benennung von konkreten und messbaren Zielen der eigenen Messeteilnahme muss ganz zu Beginn erfolgen. Ohne genaue Zielvorgaben ist eine Messeteilnahme nur schwer möglich, da eine anschließende, auch finanzielle Bewertung, schwer bis gar nicht möglich ist. Bei der ersten Messeteilnahme ist man allerdings häufig dazu geneigt alles auf einmal zu wollen. Eine wichtige Grundregel lautet daher, realistisch zu bleiben. Nur realistische und erreichbare Ziele sind motivierend, da sie andernfalls nicht erreicht werden und damit demotivierend wirken.

Das Messeprofil entwickeln

Doch wie setzt man realistische Ziele? Ein wichtiger Indikator dafür ist die Betrachtung der ausgewählten Messe. Eine kleine Jobmesse in einer Universität oder eine internationale Fachmesse in einer der größten Messehallen sind zwei völlig unterschiedliche Messen, selbst wenn es sich um ein und dasselbe Thema handelt. Auch wenn bei großen, internationalen Fachmessen mehr Besucher vertreten sind, so steht man auch mit mehr Marktbegleitern in Konkurrenz. Gerade auf Messen ist man immer nur einen Messestand von der Konkurrenz entfernt, sodass nur sehr wenig Zeit besteht, den Besucher von den eigenen Leistungen zu überzeugen bevor dieser am nächsten Messestand vorbei kommt.

Auf der anderen Seite steht das Budget. Mit imposanten Messebauten kann natürlich ein Teil der Aufmerksamkeit ganz natürlich auf den eigenen Messestand gelenkt werden. Doch der konventionelle Messebau ist kostenintensiv und meist zu teuer für den ersten Messebesuch. Die Planung des Messebudgets ist demnach ebenso verantwortlich für die Zielvorgaben wie die Auswahl der passenden Messe.

Wie entscheide ich mich für den richtigen Messestand?

Aber nicht nur für Start-Ups ist das Thema Budget ein schwieriger Teil im Planungsprozess. Dabei ist die Auswahl des Messestandes nur ein Teil, der vom Budget abgedeckt sein muss. Die Miete der Standfläche, der Transport, die Entsorgung oder mögliche Übernachtungen müssen mit eingeplant werden. Gleichzeitig müssen Printunterlagen und die Vermarktung der Messeteilnahme berücksichtigt werden, da diese Maßnahmen ebenfalls zur Messe gehören.

Messe-Booklet - I´m ready for TradefairsFür einen ersten Messeauftritt ist meist die Reduzierung auf das Wesentliche wichtig. Die Präsentation am Messestand kann häufig durch digitale Elemente erweitert werden, sodass selbst auf kleinerer Fläche ein großes Spektrum an Produkten und Leistungen präsentiert werden kann. Auch bei der Montage und dem Transport kann mit mobilen Systemen einiges an Budget eingespart werden.

Egal für welches Messesystem man sich entscheidet, die Abstimmung auf die eigenen Corporate-Design-Vorgaben ist wichtig, da auf einen Blick klar wird, was der Vorteil und die Besonderheit des eignen Unternehmens ist. Häufig entscheiden nur wenige Augenblicke ob ein Messeauftritt als interessant und relevant eingeschätzt wird.

Diese Faktoren kann man auch auf kleiner Standfläche mit einem ansprechenden und dennoch praktischen Design erzeugen. Unsichtbare Stauraumkabinen, erhöhte Werbeflächen durch Türme oder Deckenhänger, flexible Werbeflächen wie POS & Promotion-Sets, Rollups und Theken sowie eine kleine Sitzgelegenheit sind die wesentliche Grundausstattung. Auch ein gastronomisches Angebot in Form von Getränken sollte überlegt werden.

Messemarketing leicht gemacht

Sollten all diese Faktoren überlegt sein, die Messe ist ausgewählt, das Messestandkonzept steht, das Standpersonal wurde eingeteilt und die Flyer sind gedruckt – so ist die Arbeit noch nicht beendet. Das Messemarketing ist ein wichtiger Aspekt um die Messeziele vollständig zu erreichen. Aufmerksamkeit und Bekanntschaft werden durch ein gezieltes Messemarketing geschaffen.

Aktiv müssen Kundeneinladungen verschickt, Pressetexte geschrieben und die Information über die Messeteilnahme samt Standnummer verteilt werden. All diese Maßnahmen werden natürlich vor der Messe getätigt, jedoch muss auch während der Messe das Messemarketing fortgeführt werden. Die Ansprache von Besuchern, die Verteilung von Werbemitteln sowie der Einsatz von Printunterlagen muss geplant werden. Insbesondere die Ansprache von Besuchern ist wichtig und sollte fernab des Satzes „Kann ich Ihnen helfen?“ erfolgen.

Alleine mit dieser kurzen Auflistung wird deutlich, wie komplex der Planungsprozess einer Messeteilnahme ist. Auch wenn Entscheidungen immer individuell getroffen werden müssen, so gibt es dennoch einige Schritte, die immer beachtet werden müssen. In unserem Ratgeber „I´m ready for Trade Fairs“ erhalten Sie einen Trainingsplan für Ihre Messeteilnahme. Mit der klaren Einteilung nach Monaten werden die wichtigsten Planungsinhalte vorgegeben, damit der Messestart nicht plötzlich auftaucht sondern sorgfältig vorbereitet wird.

Damit der professionelle Messeauftritt perfekt gelingt, erhalten Sie in dem Bereich mobile Messestände einen Übersicht über individuelle Messestände für Ihre Bedürfnisse.

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