Messe verschoben? Das können Sie jetzt tun!

Experten-Leitfaden • Lesezeit: 3 Min.

Die zahlreichen Messe- und Veranstaltungs-Absagen sorgen in ganz Deutschland für Zwangspausen und überraschend frei gewordene Arbeitszeit. Doch die Ruhe währt nur kurz: Die Messen, die in die Sommer- oder Herbstmonate verschoben werden, sorgen dann erst recht für Stress. Ihnen geht es auch so? Sie haben für den Herbst schon andere Messebesuche geplant und rechnen jetzt damit, dass noch mehr dazu kommen? Wir sagen Ihnen, wie Sie dem Stress entgehen und was Sie jetzt tun können!

Ordnung schaffen und Überblick gewinnen

Als erstes gilt es, durchzuatmen und Ordnung zu schaffen: Welche Messen stehen an? Wie ist der aktuelle Stand der Dinge? Manche Events, wie die Leipziger Buchmesse und die ITB, wurden komplett abgesagt, während andere nach wie vor auf der Suche nach Ausweichterminen sind (z. B. die Musikmesse Frankfurt). Viele internationale Leitmessen haben allerdings schnell neue Termine in den Sommer- oder Herbstmonaten gefunden, darunter die INTERNORGA, die Twenty2X und die Hannover Messe. Besonders wenn Sie viele Messeteilnahmen geplant haben, ist es bei all diesen Terminen gar nicht so leicht, den Überblick zu behalten. Doch keine Sorge, Sie bekommen Unterstützung: Übersichten wie die des AUMA geben einen schnellen und tagesaktuellen Überblick über Terminänderungen bzw. Absagen von Messen. Hier geht’s zur Messe-Übersicht.

Personalplanung: Wer fährt zur Messe?

Nachdem Sie den Messe-Kalender aktualisiert haben, können Sie mit der Personalfindung beginnen. Wer sollte eigentlich zur Messe fahren? Sind diese Personen am Ausweichtermin auch verfügbar? Im Falle von Urlauben oder Abwesenheiten heißt es: Ersatz finden. Denken Sie dabei auch daran, welche Projekte in dieser Zeit anstehen. Denn in den meisten Unternehmen werden neue Kampagnen und größere Vorhaben bewusst in den eher ruhigen Sommermonaten bearbeitet, wenn genug Zeit da ist. Diese Vorhaben dürfen aufgrund einer verschobenen Messe nicht plötzlich liegen bleiben! Falls nun aufgrund der Engpässe fachfremde Kollegen einspringen müssen, werden Schulungen und Einweisungen nötig sein. Jetzt ist noch genug Zeit, diese zu organisieren und passende Termine festzulegen.

Haben Sie genug Equipment? Doppelbuchungen im Auge behalten

Personal-Ersatz ist das eine, aber haben Sie auch einen Messestand, den die Kollegen betreuen können? Behalten Sie die neuen Messetermine im Auge und prüfen Sie regelmäßig, ob es zu Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen kommt. Falls Sie mehrere Messestände haben oder einen modularen Stand, der sich aufteilen lässt, sind Sie gut vorbereitet. Machen Sie einen Plan, welcher Stand wann wo gebraucht wird und stimmen Sie sich dabei ggfs. mit anderen Abteilungen ab. Denn selbst in normalen Messezeiten kommt es immer wieder zu Doppelbuchungen und Terminkonflikten. Wer ein digitales Messeplanungs-Tool wie den ExhibitorHub für seine Messen nutzt, hat einen klaren Vorteil. Termin-Überschneidungen werden sofort sichtbar und Doppelbuchungen sind dank live-Verfügbarkeit unmöglich.

Verschaffen Sie sich nun einen Überblick über Ihr gesamtes Messe-Equipment: Was haben Sie? Was ist einsatzbereit, was sollte überholt oder repariert werden? Und deckt das Vorhandene den erhöhten Bedarf der kommenden Monate ab? Im Notfall müssen Sie nicht direkt einen neuen Messestand anschaffen, sondern können auf Miet-Angebote zurückgreifen. So können Sie kurzfristige Engpässe auffangen, ohne sich direkt in Unkosten zu stürzen für einen Messestand, den Sie langfristig nicht brauchen. Außerdem profitieren Sie so von den meist kürzeren Produktionszeiten, da das Equipment aus dem dauerhaften Mietfundus stammt und nicht speziell hergestellt werden muss.

Sollte die Veranstaltung doch abgesagt werden, bieten sich heutzutage glücklicherweise einige Alternativen:

• Kundengespräche per Videocall: Bereits vereinbarte Termine können Sie problemlos beibehalten und einfach per Telefon oder Video-Konferenz führen. Für Produktpräsentationen eignen sich meist die Videos, die Sie als Content für den Messestand eingeplant hatten. Auch VR-Anwendungen lassen sich so gut transportieren. Und für den Fall, dass Ihr Kunde keine VR-Brille besitzt: Schicken Sie ihm doch einfach Cardboard-Brillen als nettes Giveaway und Erinnerung an den Termin!
• Einige Messen setzen bereits auf passende Hashtags, um den Ausstellern zumindest eine kleine Plattform zu bieten. Unter dem #whatwewantedtosayatITB posten Unternehmen beispielsweise Produktvideos oder kurze persönliche Statements und Interviews zu ihrem geplanten Auftritt auf der Tourismus-Messe ITB.
• Digitale Messen und Messestände, sogenannte „Digital Twins“ bieten die Möglichkeit einer komplett digitalen Messe-Erfahrung. Je nach Anbieter und Umfang klicken sich Benutzer durch verschiedene Stände und Angebote oder navigieren sogar einen individuell erstellten Avatar durch die Messehallen und können mit anderen „Besuchern“ interagieren und chatten.