Zeitplan Messevorbereitung

Experten-Leitfaden • Lesezeit: 6 Min.

Die Entscheidung ist gefallen: Ihr Unternehmen wird an einer Messe teilnehmen. Doch wie plant man einen Messestand? Und wann muss man damit anfangen? Wer wird wann kontaktiert und welche Aufgaben übernehmen Messebauer und Grafikagenturen? All das erklären wir Ihnen in diesem praktischen Messe-Zeitplan.

Wie lange die Planung und Umsetzung eines Messestandes dauert, hängt besonders von der Messestandgröße und der Komplexität des Messeauftritts ab. Diese variieren natürlich von Unternehmen zu Unternehmen, aber die folgenden Zeitpläne geben Ihnen eine grobe Richtlinie und unterstützen Sie so bei der Organisation und Planung. Wir unterscheiden hier zwischen zwei verschiedenen Arten von Messeständen: Der erste Terminplan bezieht sich auf kleinere Systemstände, die selbst aufgebaut werden. Um große Messestände mit Aufbauservice und eventuellen Sonderbauten geht es in der zweiten Hälfte.

System-Messestände zum Selbstaufbau

8 bis 12 Wochen vor der Messe

• Erstkontakt: Spätestens 2, besser 3 Monate vor dem geplanten Messebesuch sollten Sie sich mit interessanten Messebauern in Verbindung setzen. Vermutlich wissen Sie schon ungefähr, was Sie möchten und sollten sich jetzt einen Überblick über die möglichen Dienstleister verschaffen: Welche Angebote gibt es und welche kommen in Frage? Die erste Beratung erfolgt meist telefonisch, da so die Eckpunkte des Konzepts am schnellsten besprochen werden können. In einem klassischen Erstgespräch werden Sie beraten und sprechen gemeinsam mit dem Messebauer über Ihre Ideen und Möglichkeiten.
  
  

7 bis 11 Wochen vor der Messe:

• Persönlicher Termin: In den nächsten Tagen folgt dann ein persönlicher Termin mit dem Messestand-Anbieter. Hierfür kommt normalerweise ein Außendienst-Mitarbeiter zu Ihnen ins Büro, um Ihnen die Produkte vorzuführen. Mit ihm besprechen Sie die Details Ihrer Messeplanung. Seriöse Anbieter lassen Sie selbst Hand anlegen und den Selbstaufbau üben.
  
  
• Interne Absprache: Besprechen Sie die Ergebnisse des Termins zeitnah firmenintern und holen Sie notwendige Meinungen Ihrer Vorgesetzten ein. Hierbei gilt: Sie kennen Ihre Kollegen am besten. Falls Urlaube, Abwesenheiten oder stressige Phasen im Büro anstehen, planen Sie diese Verzögerungen unbedingt ein! Praktisch: Manche Anbieter lassen Sie den Messestand kostenlos testen, um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen. Wir bieten beispielsweise einen unverbindlichen 5 Tage Test unserer LUMIN6-Messewand.
  
  

• Werbemittel: Damit rechtzeitig zur Messe alle Werbegeschenke und Druckerzeugnisse (Kataloge, Flyer etc.) da sind, sollten Sie sich jetzt um deren Anschaffung kümmern. Beachten Sie hierbei jedoch: Weniger ist mehr und der Messestand der Zukunft ist papierlos!
  
  

6 bis 10 Wochen vor der Messe:

• Erste Entwürfe: Wenige Tage nach Ihrem persönlichen Termin erhalten Sie die Visualisierungen Ihres Messestandes. Anhand dieser 3D-Grafiken vom Messebauer können Sie noch einmal die Details besprechen und eventuelle Änderungen vornehmen.
  
  
• Design: Der Feinschliff am Design ist eine kritische Phase, da es jetzt mehr denn je um persönlichen Geschmack geht. Darum sollten Sie hier im Zeitplan unbedingt Korrekturschleifen mit einkalkulieren! Denn je mehr Kollegen und Vorgesetzte in die Entscheidung involviert sind, desto länger kann es bis zur finalen Entscheidung dauern.
  
  
• Grafiken: Zuvorkommende Messedienstleister liefern Ihnen mit den Skizzen des Standes auch direkt die Gestaltungsraster für Ihre Messewände. Falls das nicht automatisch passiert, sprechen Sie Ihren Messebauer unbedingt darauf an. Diese Gestaltungsraster sind nämlich nötig, damit Ihre Grafikabteilung oder eine externe Grafikagentur mit der Planung der Drucke beginnen kann. Bei den Grafiken hängt die genaue Zeitplanung stark davon ab, ob Sie sich an schon bestehenden Designs orientieren oder ob die Gestaltung von Grund auf neu entwickelt werden muss. Für eventuelle Fotoshootings oder CI-Entwicklung muss natürlich mehr Zeit eingeplant werden.
  
  

5 bis 6 Wochen vor der Messe:

• Druckdaten: Falls nicht anders besprochen sollten Sie spätestens 5 Wochen vor Messebeginn die finalen Druckdaten an den Messebauer schicken. Erst dann kann dieser mit der Fertigung des Messestandes beginnen. Im Schnitt müssen Sie mit einer Lieferzeit von 3 bis 4 Wochen rechnen und einen Puffer von einer Woche einkalkulieren. So haben Sie vor der Messe noch Zeit, den Messestand probeweise aufzubauen und sich und Ihre Kollegen mit dem System vertraut zu machen.
  
  

Kurz vor der Messe

• Probelauf: Sobald Ihr Stand geliefert wurde, sollten Sie ihn einmal zur Probe aufbauen. Das schafft Sicherheit und Sie haben notfalls noch die Möglichkeit, Ihren Messebauer anzurufen und eventuelle Fragen zu klären. Da selbst das Gewicht von leichten System-Messeständen nicht zu unterschätzen ist, sollten Sie rechtzeitig packen und dabei sichergehen, dass Ihr Auto für die entsprechende Beladung zugelassen ist. So versichern Sie sich auch rechtzeitig, dass wirklich alle Taschen in den Kofferraum passen. Wichtig: Platz für Werbemittel und das eigene Gepäck nicht vergessen!
  
  

• Anreise: Rund um große Messen kommt es regelmäßig zu erheblichen Staus. Darum sollten Sie genug Zeit für die Anreise einplanen und sich schon im Vorfeld über Anfahrt und Parkmöglichkeiten informieren. Tipp: Meiden Sie wenn möglich die typischen Rushhours und reisen Sie stattdessen entweder sehr früh morgens oder spät abends an.

So viel Zeit haben Sie nicht? Dann mieten Sie sich einfach einen Messestand:

Messestände mit Aufbauservice und Sonderbauten

4 bis 6 Monate vor der Messe

• Erstkontakt: Bei größeren Messeprojekten sollten Sie interessante Messebauer schon 4 bis 6 Monate vor Messebeginn kontaktieren. Das geschieht meist telefonisch, wobei es sehr hilfreich ist, wenn Sie schon ein Konzept mit Ihren Vorstellungen vorliegen haben. Wie Sie so ein Messestand-Konzept erstellen, lesen Sie in unserem Leitfaden „8 Schritte für die erfolgreiche Ausschreibung Ihres Messeservice“.
  
  Zu den Rahmeninformationen, die der Messedienstleister von Ihnen braucht, zählt folgendes: Welche Messe(n) wollen Sie besuchen? Welches Budget haben Sie zur Verfügung? Was für eine Art von Messestand (Kopfstand, Reihenstand, Inselstand…) und welche Standgröße sind geplant? Und was ist der Hauptgrund für die Messeteilnahme: Geht es um eine Produktpräsentation, um Bewerber- oder Kundentermine oder um Markenpräsenz? Denn davon ist abhängig, wie der finale Stand ungefähr aufgebaut sein wird und auf welchen Elementen der Fokus liegt.
  
  Das finale Messe-Konzept entwickeln Sie dann in Zusammenarbeit mit dem Messebauer. Durch seine jahrelange Erfahrung und sein Gespür für Trends kann er schnell beurteilen, welche Ideen funktionieren, was bei Ihrer Zielgruppe ankommt und was sich umsetzen lässt.
  
  
• Messebuchung: Wichtig: Falls Sie planen, eine international bekannte und sehr gefragte Messe zu besuchen, sollten Sie sich schon frühzeitig um die Buchung einer Standfläche kümmern. In Ausnahmefällen kann diese nämlich schon ein Jahr im Voraus notwendig sein.
  
  
• Interne Absprache: Große Messestand-Projekte involvieren firmenintern oftmals viele Personen, da es um eine große und Budget-intensive Entscheidung geht. Darum sind längere Planungsphasen notwendig, die unter Umständen viele Korrekturschleifen und lange Entscheidungswege beinhalten. Diesen zusätzlichen Zeitaufwand müssen Sie unbedingt in Ihrer Messe-Terminplanung berücksichtigen.
  
  
• Visualisierung: Messestände mit Sonderbauten oder großer Standfläche sind deutlich individueller als kleine Systemstände. Damit am Ende wirklich alles so aussieht, wie Sie es sich vorstellen, ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Messebauer notwendig. Bei zwei bis drei persönlichen Terminen werden Visualisierungen und Änderungen besprochen. Mindestens einer dieser Termine sollte im Showroom des Messebauers stattfinden. Mittlerweile gehört es zum Standard moderner Unternehmen, dass Sie außerdem 3D-Visualisierungen und VR-Modelle Ihrer Messestände erhalten. So können Sie sich im dreidimensionalen Raum von der Wirkung Ihres geplanten Messestandes überzeugen.
  
  
• Grafiker: Sobald das vom Messebauer entwickelte Grafik-Konzept final besprochen wurde, können Sie sich mit dem Gestaltungsraster an Ihre Grafiker oder eine externe Grafikagentur wenden, die sich dann um das Design und das Anfertigen der Druckdaten kümmert. Sollte Ihr Messeauftritt mit einer geänderten CI oder einer neuen Werbekampagne einhergehen, müssen Grafiken oftmals noch komplett neu erstellt werden. Hierfür sind nicht selten aufwendige Fototermine und lange Kreativ-Absprachen notwendig.
  
  

6 bis 7 Wochen vor dem Aufbau-Termin

• Produktion und Sonderanfertigungen: Eineinhalb bis zwei Monate vor der Messe sollte das finale Messestand-Konzept stehen, sodass Sie eine feste Zusage erteilen können. Denn die Bauzeit beträgt im Schnitt 4 bis 5 Wochen. Falls Sie sich für aufwendige Sonderbauten entschieden haben, kommen zu dieser Vorbereitungszeit noch Bau- und Probephasen für Prototypen hinzu. Denn eine Spezial-Lackierung in der Firmenfarbe oder eine individuelle Messetheke müssen nicht nur gebaut, sondern je nachdem auch von Ihnen geprüft und abgesegnet werden.
  
  
• Routenplanung: Generell gilt: Spätestens zwei Wochen vor dem Aufbau-Termin sollte ein Messestand fertig sein. Denn der Logistikpartner, egal ob extern oder zum Messebauer zugehörig, braucht Zeit, um die Transport-Routen zu planen. Je nach Umfang des Projekts wird der Messestand außerdem einmal zur Probe aufgebaut, um ganz sicher zu gehen, dass alles funktioniert und den Plänen entspricht.

Sie sind noch am Beginn Ihrer Messe-Planung und unsicher, wie Ihr Messestand aussehen soll? Sie haben zwar schon ein Budget, können aber nicht einschätzen, was ein Messeauftritt kostet? Oder Sie suchen noch Inspirationen für die kreative Gestaltung Ihres Messestands? All das finden Sie hier: 

Aktuelle Beiträge und Insider-Berichte aus der Welt der Messen und viele Tipps für die erfolgreiche Messeplanung finden Sie übrigens auf unserem Experten-Blog. Schauen Sie doch mal rein!

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen,

Ihre Messe-Experten von LA CONCEPT