Expertentipps für Messeauftritte im Ausland

Experten-Leitfaden • Lesezeit: 3 Min.

Als Leiter des Messeservice durfte ich in den vergangenen Jahren viele nationale als auch internationale Messeauftritte begleiten. Besonders in Drittländern müssen Aussteller dabei einige Besonderheiten beachten. Aber auch Messen im EU-Ausland bieten einige Tücken.

Besonderheiten bei Messeauftritten in Drittländern

Bei Messen in Drittländern, also in Ländern außerhalb der EU, muss auf verschärfte Zollbestimmungen geachtet werden. Das erfordert eine gründliche Vorbereitung und gutes Zeitmanagement. Ein gutes Beispiel dafür war der Messeauftritt unseres Kunden GIZEH Raucherbedarf in Zürich:

Anders als bei internationalen Messen war die finale Standplanung bereits zwei Monate vor Messebeginn abgeschlossen. Diese lange Vorlaufzeit war notwendig, da die gesamte Ware für den Zoll vorbereitet und angemeldet werden musste. Das bedeutet, dass das gesamte Equipment, also die benötigten Rahmenelemente, sowie Drucke und Zubehör vorgepackt werden mussten. Nur so konnten sie rechtzeitig bei der IHK zur Erstellung eines Carnet ATA für die vorübergehende Ausfuhr vorgelegt werden. Zusätzliche Waren wie Giveaways, Produktproben etc. wurden der Einfachheit halber direkt von GIZEH selbst für die Verzollung angemeldet. So konnten wir insgesamt einen reibungslosen Grenzübertritt gewährleisten.  

Meine Tipps für Aussteller auf Messen im Nicht-EU-Ausland:

• Um lange Wartezeiten, erhebliche Mehrkosten beim Grenzübertritt oder im schlimmsten Fall eine komplette Absage des Messeauftritts zu vermeiden, ist eine rechtzeitige und vollständige Vorplanung unerlässlich. Neben den Informationen zu benötigten Formularen und einer rechtzeitigen Anmeldung der Waren beim Zoll bzw. der IHK gehört auch die Überprüfung aller Zertifikate. Denn es kann vorkommen, dass Brandschutzzertifikate & Co. im Ausland nicht akzeptiert werden. Alle wichtigen Formulare und Vorschriften finden Sie auf der Homepage des Zolls. 
• In einigen Drittländern unterscheidet sich außerdem die Netzspannung zu den in Europa üblichen 230 Volt. Darum muss sichergestellt werden, dass neben den passenden Steckdosenadaptern auch die lokale Netzspannung beachtet wird. Bei Unsicherheiten fragen Sie am besten direkt beim Hersteller Ihrer Elektrogeräte nach. Sonst kann es unter Umständen vorkommen, dass Geräte wie Kühlschränke, Laptops etc. nicht korrekt oder nur eingeschränkt funktionieren.

Tipps für Messen im europäischen Ausland

Innerhalb der EU stößt man mit Hinblick auf den Zoll glücklicherweise auf weniger Stolperfallen, hier gilt es allerdings andere Punkte zu beachten: Gibt es z. B. länderspezifische Sicherheitsbestimmungen, die beachtet werden müssen? Ein gutes Beispiel hierfür ist der kürzlich erfolgreich abgeschlossene Messeauftritt unseres Kunden medneo in Liverpool:

Vorab musste ein sogenanntes Method Statement ausgefüllt und beim Messeveranstalter eingereicht werden. Dieses mehrseitige, in der Landessprache verfasste Dokument beschreibt den Aufbau und die damit verbundenen Sicherheitsrisiken. Vor Ort in Liverpool wurde dann noch einmal explizit die vorgeschriebene Arbeitskleidung kontrolliert und dabei z. B. überprüft, ob Sicherheitsschuhe vorhanden waren. Ohne die Vorschriftsmäßige Ausrüstung wäre den Messebauern der Zugang zur Halle verweigert worden.

Meine Tipps für Messeteilnahmen innerhalb der EU:

• Solche Herausforderungen lassen sich durch gründliche Planung gut organisieren und somit meistern. Die notwendigen Informationen erhält man normalerweise auf der Homepage der Messe oder direkt beim Veranstalter.
• Besonders bei großen Messen sollte man sich vor der Anreise mit dem Gelände vertraut machen. So verliert man vor Ort keine wichtige Zeit durch lange Fußwege oder falsch angefahrene Anlieferpunkte. Ein sehr anschauliches Beispiel für weitläufige Veranstaltungsorte ist das Messegelände Amsterdam RAI: Insgesamt ist es über 112.000 m² groß - die Wege zwischen Parkplätzen, Ladezonen und Messehallen sind dementsprechend lang.

Allgemeine Tipps für Auslandsmessen

• Sowohl im In- wie auch im Ausland besteht die Möglichkeit (und teilweise sogar die Pflicht), die Anliefer- und Abholzeiten seines Equipments vorher anzumelden. Hat man das versäumt, muss man sich vor Ort sehr wahrscheinlich auf lange Wartezeiten einstellen. Auch dazu finden sich normalerweise ausführliche Informationen auf der Veranstalterseite.  
• Um auf jede Situation vorbereitet zu sein, sollte sich jeder Aussteller im Vorfeld der Auslandsmesse ausreichend mit Ersatzteilen ausstatten. Denn auf langen Transportwegen und eventuellen Überprüfungen durch den Zoll kommt es schnell zu Beschädigungen. Wer da nicht vorgesorgt hat, muss auf teure Kurierfahrten zurückgreifen.
• Allgemein sollte man sich natürlich auch rechtzeitig um Hotels und Unterkünfte kümmern, da es gerade in Metropolen wie Paris oder Barcelona ansonsten sehr teuer werden kann. Wer hier zu spät dran ist (und „zu spät“ ist man bei großen Events schon Wochen vorher) muss hohe Preise und lange Anfahrtswege in Kauf nehmen.

Egal ob im In- oder im Ausland: Unsere Lifehacks für einen reibungslosen Messeauftritt lassen sich immer Anwenden! Hier geht's zum White Paper mit den hilfreichen Profi-Tipps:

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Ihre Messe-Experten von LA CONCEPT