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Online-Messen gehören zur Messe der Zukunft dazu. Doch wie plant man solch ein virtuelles Event? Wir haben 5 Must-haves für Sie zusammengestellt.
1. Der rote Faden: Die Moderation
Anders als auf analogen Messen müssen Sie die Zuschauer bei Online-Events an die Hand nehmen und sie durchs Programm führen. Schließlich bieten Sie Ihnen eine Show. Zwar können auch digitale Messestände zum Flanieren und selbst erkunden angelegt sein, erfolgreiche Online-Messen bieten allerdings zusätzlich dazu Vorträge, Interviews und Präsentationen. Hier sorgen Moderatoren für Struktur, Überleitungen und Spannung. Ohne diesen roten Faden, der durchs Programm weist, springen die Zuschauer schnell wieder ab und verlassen Ihre Online-Messe. Wichtig: Ausreichend Übung und redaktionelle Vorbereitung. Für Laien empfehlen wir unbedingt ein Coaching – denn viele unterschätzen die Relevanz und Schwierigkeit einer kompetenten, souveränen Moderation. Viele Veranstalter greifen auf externe, professionelle Moderatoren zurück. Das spart Vorbereitungszeit und garantiert einen reibungslosen Ablauf.
2. Messestand & Bühne Ihrer Online-Messe
Genau wie auf einer analogen Messe dient Ihr Messestand auch online als Bühne für Ihr Unternehmen. Er ist nicht nur ein schöner Hintergrund, er ist die Kulisse für Ihren großen Online-Auftritt! Nehmen Sie sich daher Zeit für die richtige Gestaltung und Planung: Welche Bereiche brauchen Sie? Zur Standard-Ausstattung gehören in der Regel ein Sitzbereich für Gespräche, ein Bildschirm für Präsentationen und ein neutraler Bereich für Anmoderationen und einen kleinen Szenenwechsel.
Außerdem nicht zu unterschätzen: Eine erfolgreiche Online-Messe braucht gute Technik. An der Internet-Geschwindigkeit Ihrer Zuschauer können Sie nichts ändern, schon klar. Alles andere haben Sie aber sehr wohl im Griff! Sorgen Sie also für einwandfreie Ton-Qualität und hochauflösende, gut ausgeleuchtete Bilder. Am besten geht das, indem Sie externe Profis engagieren. Diese kennen die Abläufe an Sets und bringen das passende Equipment gleich mit.
3. Das Programm Ihrer Online-Messe
Egal ob Produkt oder Dienstleistung: Die Zuschauer sind vor allem da, um über die neuesten Entwicklungen informiert zu werden. Dabei gilt: Fassen Sie sich kurz! Begrenzen Sie sich auf die spannenden und interessanten Neuerungen, anstatt Ihr gesamtes Portfolio zu präsentieren. So bleibt mehr Zeit für Fragen und Interaktionen – und die Aufmerksamkeitsspanne der Zuschauer wird nicht überstrapaziert.
Was genau Sie präsentieren, hängt ganz von einer Frage ab: Was wollen Ihre Zuschauer? Und was wollen Sie ihnen vermitteln, welchen Mehrwert wollen Sie bieten? Die gängigsten Programmpunkte von virtuellen Messen sind:
- Live-Präsentationen von Produkten& Dienstleistungen
- Produkte & Räume via Virtual Reality erlebbar machen
- Führungen durch Produktionshallen, Büroräume etc.
- Schulungen, Erklär-Filme & Tutorials
- Podiumsdiskussionen
- Vorträge
- Keynotes
- Interviews (mit Live-Gästen, per Video-Call oder Pre-Recorded)
- Chat bzw. Live-Video-Call mit Zuschauern
- Umfragen
- Abstimmungen
4. Sprecher & Talk-Gäste
Wen lassen Sie zu Wort kommen? Je nach Zielsetzung ihres virtuellen Messeauftritts kommen dafür mehrere Besetzungen infrage, die sich in zwei Gruppen einteilen lassen: Interne und externe Experten. Interne Gäste sind z. B. Produktentwickler, die Neuheiten vorstellen oder Abteilungsleiter, die aus dem Arbeitsalltag berichten. Externe Gäste können Experten auf ihrem Gebiet sein, die durch einen Workshop oder Talk einen zusätzlichen Einblick und Mehrwert in die Show bringen. Oder Sie sorgen mit einem bekannten Namen für mehr Reichweite, kurbeln das Marketing an und sorgen so für ein echtes Event-Erlebnis.
5. Zeitplan, Drehbuch & Regie
Moderation, Gäste, Szenenwechsel, Präsentationen, Video-Einspieler und vieles mehr: Es ist nicht schwer vorzustellen, dass hier schnell etwas schief gehen kann und ein Fehler den gesamten Ablauf durcheinanderbringt. Im Gegensatz zum analogen Messeauftritt ist die Online-Messe eine Show: Zuschauer schalten sich zu und wollen unterhalten werden. Ein fester Zeitplan ist essenziell, die Abläufe müssen reibungslos funktionieren. Dafür sorgen ein ausführliches Drehbuch und eine alles überblickende Regie. Wichtig: Mindestens eine komplette Probe-Show ist vor dem Live-Termin Pflicht. Das sorgt für Sicherheit bei allen Beteiligten und deckt mögliche Ungereimtheiten im Ablauf auf.
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