Modularer oder konventioneller Messebau, Eckstände, Aufbauten, Traversen, Turmmodule, Faltwände…bei der Vielzahl an Möglichkeiten verliert man schnell den Überblick und weiß gar nicht, wo man mit der Planung beginnen soll. Doch keine Sorge: Wir helfen Ihnen dabei, den perfekten Messestand zu finden! Damit der Weg dahin ganz unkompliziert ist, haben wir Ihnen einen hilfreichen Wegweiser zusammengestellt. Beantworten Sie einfach unsere 7 Fragen zu Ihren Messeplänen und schon wissen Sie, welche Arten von Messeständen für Sie in Frage kommen!
Zeichenerklärung:
€ kleines Budget €€€ großes Budget
✱eher unflexibles System, viele große Messewände ✱✱✱ sehr flexibles System, kleine Messewände
TV digitale Tools wie TV-Screens, Tablets, Virtual Reality und Augmented Reality können in den Stand integriert werden
m² = Maße des Messestands
Sollten Sie darüber hinaus noch offene Fragen haben, kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter!
Sie haben es eilig, keine Lust zu lesen oder möchten einfach gerne einen schnellen Überblick?
Die Entscheidung dafür, welcher Messestand zu Ihrer Messeplanung passt, hängt grundsätzlich davon ab, welche Veranstaltungen Sie besuchen möchten. Denn Messen, Kongresse und Events stellen ganz unterschiedliche Anforderungen an Stände und Aussteller:
Messen sind in der Regel Großveranstaltungen, die für ein breites nationales wie internationales Publikum gedacht sind. Für Sie als Aussteller bedeutet das, dass eine ausreichende Infrastruktur für alle Stand-Dimensionen gegeben ist. Die Veranstalter sind bestens auf Anfahrten mit Autos und sogar LKWs vorbereitet. Auch die Messehallen sind genau darauf ausgelegt und ermöglichen es Ihnen, im wahrsten Sinne des Wortes hoch hinaus zu bauen. Und das sollten Sie auch: In den großen, hohen Messehallen gehen Sie andernfalls schnell in der Masse aus Ausstellern unter. Ein hoher Messestand sorgt mit Deckenhänger, Aufsatz oder Turmmodul für die nötige Fernwirkung.
Diese wird am Boden ergänzt durch eine vergleichsweise große Standfläche mit Sitzgelegenheiten, Regalen und gut in Szene gesetzten Produkten. Damit die Konkurrenz Sie nicht abhängt, sollten Sie sich außerdem Gedanken über den Einsatz digitaler Lösungen machen. Von TV-Modulen über Tablets bis zu Virtual Reality und 3D-Projektionen ist alles möglich, denn die Infrastruktur in der Messehalle ist heutzutage hervorragend auf die Anforderungen der neuen Technik ausgelegt.
Passende Messestände:
€ € ✱✱✱ TV
3m² - 100m²
Modularer Messestand mit LED-Wänden, Theken, Modulboden, Kabine und Fernwirkungs-Tools
Auf Kongressen stehen Vorträge und Keynotes im Vordergrund, während sich die Messe auf die Pausen und die Zeit vor und nach der Veranstaltung beschränkt. Das Publikum ist zwar überschaubar, dafür aber sehr gut informiert und für Sie hochwertig. Darum genügt hier ein kleinerer Stand, der hauptsächlich als Markenbotschafter fungiert. Bei der Auswahl dieses Standes sollten Sie bedenken, dass Kongresse meist in Hotel-Lobbys, Tagungscentern oder umgebauten Lagerhallen stattfinden. Diese sind zwar auf Aussteller vorbereitet, jedoch nicht in einem solchen Umfang wie Messeveranstalter. Darum kann es schnell vorkommen, dass sich die im Vorhinein kommunizierten 6m² Standfläche vor Ort als 5m² entpuppen und die sonnendurchflutete Eingangshalle an wolkigen Tagen einfach nur schlecht beleuchtet ist. Da heißt es flexibel sein und schnell reagieren. Mit mobilen, modularen Stand-Konzepten sind Sie darum auf der sicheren Seite.
Passende Messestände:
Die Voraussetzungen, die Events bieten, überschneiden sich in vielen Punkten mit denen von Kongressen und Fachtagungen. Auch hier sind die Aussteller nur eines von vielen Angeboten, während der Fokus auf Speakern, Workshops oder Pitches liegt. Besonders in der Start-Up-Szene finden sich viele Veranstaltungen mit Event-Charakter, doch auch z.B. After-Work-Events zählen in diese Kategorie. Sie zeichnen sich durch hochwertiges Fachpublikum, einen hohen Entertainment-Faktor und ausgefallene Standorte aus. Das bedeutet für Sie als Aussteller, dass Sie als Markenbotschafter vor Ort sind und keine Möglichkeit für ausführliche Termine oder umfangreiche Produktpräsentationen haben. Ihr Messestand sollte Ihre Brand transportieren und gut sichtbar sein. Je nach Event-Location empfehlen sich Fernwirkungs-Tools, um die Aufmerksamkeit der Besucher auf Ihren Stand zu lenken. Um auf wechselnde Gegebenheiten vor Ort schnell eingehen zu können, bietet sich auf Events ein kleiner, mobiler Messestand an, der in Größe und Ausstattung sehr variabel ist. Diese Pop Up-Messestände bestehen oft aus faltbaren Messewänden aus Pappe oder aus mobilen, hinterleuchteten Messewänden. Wer seinen Stand oft auf- und abbauen will, sollte sich auch Gedanken zum Material machen: Alu-Messesysteme sind ähnlich leicht aber deutlich robuster als Rahmen aus Plastik.
Passende Messestände:
1 bis 5 Messen
Besuchen Sie nur eine Handvoll Messen im Jahr, sollten Sie sich die Zeit nehmen, diese individuell zu planen. Denn jede Messe ist anders und ein passendes Konzept erhöht Ihren Erfolg bei den Besuchern. Nutzen Sie die Gelegenheit und bieten Sie den Messebesucher ein einzigartiges Erlebnis! Je nachdem wie unterschiedlich die Messen sind können Sie auch über Miet-Stände nachdenken. So haben Sie jederzeit umfangreichsten Gestaltungsspielraum. Ein tolles Praxisbeispiel ist dieser schöne Miet-Messestand auf der dmexco 2018.
Tipp: Bedenken Sie immer auch immer die unterschiedlichen Auf- und Abbauzeiten vor Ort. Komplexe Messestände erfordern einen längeren Aufbau als simple, selbsterklärende Systeme.
Ab 6 Messen
Steht Ihnen hingegen ein volles Messe-Jahr bevor, sollten Sie auf ein standardisiertes System zurückgreifen, das aus vielen kleinen, variablen Komponenten besteht. Daraus können Sie einen Basis-Stand erstellen, der auf jede Veranstaltung passt und je nach Anforderung durch Einzelmodule ergänzt wird. Das spart organisatorischen Aufwand und Sie haben die Gewissheit, dass nach einer einzigen ausführlichen Planungsphase alles geregelt ist. Das Messesystem sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, je nach Anforderung einzelne Bestandteile hinzuzunehmen oder im Lager zu lassen und die verbliebenen neu anzuordnen. Denn kein Termin ist gleich und Sie müssen die Möglichkeit haben, zwischen kleinen, simplen und großen, aufwendigen Ständen zu wechseln.
Tipp: Achten Sie auf hochwertiges Material und gute Verarbeitung! Denn auf das erste Messejahr mit vielen Terminen folgen sicher noch weitere, und die Investition soll sich schließlich auszahlen.
Quelle: AUMA
Standgebühren
Alleine für die Standgebühren geben Aussteller im Schnitt 20,7% ihres Budgets aus. Dabei dürfen Sie auch Kosten für einen möglichen Stromanschluss nicht vergessen, den Sie im Voraus direkt beim Veranstaltungsort buchen können. Die Standgebühren sind von Messe zu Messe sehr verschieden und hängen unter anderem von der Bekanntheit der Messe und deren Größe ab. Auch die Messe-Zielgruppe hat Auswirkungen auf die Quadratmeter-Preise: B2B-Messen sind meist günstiger als Veranstaltungen für Endverbraucher.
Personalkosten
Ein Messestand ist erst komplett, wenn er von motiviertem und geschultem Personal bevölkert wird. Je nach Standgröße und -Art empfiehlt es sich, auf eine Mischung aus eigenem Personal und angemieteten Promotern zurückzugreifen. Letztere betreuen z. B. technische Anwendungen und verteilen kleine Kostproben an die Besucher. Dieser klassische Studentenjob kostet Sie pro Person und Tag zwischen 100€ und 200€. Hinzu kommen die eigenen Mitarbeiter, die auf der Messe professionelle Kundengespräche und Termine übernehmen. Schließlich verfügen diese über das notwendige Fachwissen, um mögliche Kunden zufriedenstellend zu informieren. Dabei dürfen Sie allerdings nicht vergessen, dass die Messe-Mitarbeiter in diesem Zeitraum im Büro ausfallen, was zu Mehrkosten und Mehrarbeit für die Kollegen führen kann. Vorausschauende, frühzeitige Planung ist daher unerlässlich.
Reise- und Hotelkosten
Zu den eben genannten Personalkosten kommen natürlich auch Hotelzimmer und Anreise hinzu. Diese hängen sehr von den zurückgelegten Entfernungen ab, doch allgemein lässt sich sagen: Wer früher plant, spart auch hier deutlich! Denn sowohl Zugreisen als auch Flüge und Hotels sind günstiger, je früher sie gebucht werden. Außerdem ersparen Sie sich so unnötigen Stress in der sowieso schon hektischen Zeit kurz vor dem Messetermin. Besonders vor großen Messen sind nämlich viele Hotels schon Wochen vorher ausgebucht, was Sie definitiv Nerven und schlimmstenfalls teure Aufpreise kostet.
Werbemittel und Giveaways
Der Sinn eines Messeauftritts ist es, sein Unternehmen sichtbar zu machen und Aufmerksamkeit zu generieren. Um einen bleibenden Eindruck bei den Besuchern zu hinterlassen, setzen die meisten Aussteller auf Flyer, Kataloge und Giveaways. Diese dürfen in der Kostenaufstellung auf keinen Fall vergessen werden. Der Trend geht allerdings hin zu papierlosen Messeständen, auf denen Kunden E-Mail-Formulare ausfüllen, Imagefilme sehen und sich über digitale Jobfinder informieren. Wenn Sie diese zunehmende Digitalisierung bei der Anschaffung Ihres Standes berücksichtigen, gehen Sie also nicht nur mit der Zeit, sondern sparen bei jedem Messeauftritt außerdem die Druckkosten.
Messestand, Transport, Montage und Lagerung
Wie viel Sie in Ihren Messestand investieren wollen oder können, hängt natürlich von Ihnen ab. Je nach System, Größe und eingebundener Technik sind den Investitionen hier keine Grenzen gesetzt. Im Schnitt sollten Sie 30% Ihres Budgets für den Messestand, dessen Transport und die Einlagerung einplanen. Hinzu kommen außerdem Kosten für Security-Personal, das den Stand über Nacht bewacht, während die Messe geschlossen ist, und notwendige Versicherungen. Manche Messebauer bieten übrigens einen speziellen Messe-Service an, der Transport, Montage und sogar die Einlagerung übernimmt.
Tipp: Lassen Sie sich einfach unverbindlich von einem Messebau-Unternehmen beraten. Dieses stellt Ihnen eine Budget-Checkliste zusammen und hilft Ihnen bei der Planung Ihres Messestandes.
Sofern Sie sich nicht für einen konventionellen Stand entscheiden, um dessen Aufbau sich der Messebauer kümmert, müssen Sie sich unbedingt die Frage stellen, wer Ihren mobilen Stand in Zukunft aufbauen wird. Denn je nachdem, wie Ihre Antwort ausfällt, hat das Auswirkungen auf Ihr Messesystem.
Selbstaufbau, wechselnde Teams:
Selbstaufbau, immer dasselbe Team:
FAZIT: Sie können sich an komplexere, aufwendigere Stände wagen. Auf Nachfrage bieten einige Messestand-Hersteller außerdem Schulungen an. Bedenken Sie jedoch, dass zum Selbstaufbau auch der Transport gehört. Hierfür benötigen Sie Fahrzeuge, die oft strikte Gewichtsbestimmungen haben. Diese können von schweren Messesystemen schnell überschritten werden.
Aufbauen lassen:
Tipp: Denken Sie daran, dass Ihre Messestände eingelagert werden müssen, wenn gerade keine Messe stattfindet - also voraussichtlich den Großteil des Jahres. Kleine Systeme, zum Beispiel einzelne LED-Wände und TV-Module, können als Blickfang im Eingangsbereich Ihres Büros dienen. Alles übrige, von Theken über Wände und Bodenplatten muss jedoch ordnungsgemäß verstaut sein und so sortiert, dass auch im nächsten Jahr noch Übersichtlichkeit gewährleistet ist.
Kurzfristig:
Falls der nächste Messetermin beinahe unmittelbar bevorsteht, sollten Sie auf ein einfaches Standard-System (Faltwände oder LED-Messewände) oder einen Mietstand zurückgreifen. Falls Sie sofort ein System kaufen möchten, sollten Sie unbedingt Wert auf Modularität legen. Wenn Sie nämlich nach der ersten Messe feststellen, dass Sie den Stand gerne noch ändern oder erweitern möchten, können Sie dies ganz einfach tun. Ein Mietstand hat den Vorteil, dass Sie das gesamte Messe-System erst einmal unverbindlich testen können. Nach dem Messeauftritt können Sie dann sehr viel besser einschätzen, welche Elemente Sie brauchen und welche zu Ihrem persönlichen Standkonzept passen. Auch interessant: Spezielle Probe-Angebote, durch die Sie einen Messestand kostenlos testen können. Was alle drei Konzepte gemeinsam haben: Aufgrund der kurzen Bearbeitungszeit sind weder individuelle Maßanfertigungen noch Fernwirkungs-Aufbauten wie Türme und Cubes möglich. Diese können jedoch jederzeit nachgefertigt und ergänzt werden.
Passende Messestände:
2 bis 3 Monate:
Sollten Sie zwei bis drei Monate Zeit haben für die Messestand-Planung, eröffnet Ihnen das schon deutlich mehr Möglichkeiten. Statt eines Standard-Messeauftritts können Sie sich einen individuellen System-Messestand anfertigen lassen. Diese sind umfangreicher und höher und benötigen eine Vorlaufzeit von vier bis acht Wochen. Neben hoher Fernwirkung durch Aufbauten wie Cubes und Turm-Module bieten diese Stände die Möglichkeit, digitale Tools wie TV-Bildschrime und Tablets zu integrieren.
Passende Messestände:
3 bis 4 Monate:
Mit so viel Vorlaufzeit steht Ihnen die komplette Bandbreite der Messesysteme zur Verfügung. Zu mobilen Messeständen und System-Messeständen kommt der konventionelle Messebau hinzu. Diese komplexen und individuell aus Holz angefertigten Stände erlauben auch Sonderanfertigungen und z.B. doppelstöckiges Bauen. Eine flexiblere Alternative ist eine Mischung aus konventionellem und modularem Messebau. Hierbei werden Standard-Komponenten wie LED-Wände durch Sonderanfertigungen (z. B. große Theken, spezielle Produkträsentationen) ergänzt. Aufgrund aufwendiger Planung und statischen Berechnungen müssen Sie mindestens drei Monate Vorlaufzeit einplanen, für komplexe Stände eher mehr.
Passende Messestände:
Sie haben Fragen? Schreiben Sie uns!