Digitale Lösungen Wie funktioniert Messe in einer
digitalen Welt?

Vorteile der digitalen Messeplanung

Wir haben mit unseren Kunden über Ihre Pain-Points bei der Messeplanung gesprochen. Der Aufwand,  Messen zu organisieren erschien den Meisten bisher enorm umfangreich. Zumindest wenn man noch mit Excel-Listen, Emails und Telefonaten probiert, der Messeorganisation Herr zu werden. Insbesondere wenn mehrere Messeauftritte durch Teams geplant werden, deren Mitglieder sich auch nochmal untereinander in der Arbeitsweise unterscheiden, ist einiges an Chaos-Potential vorhanden. Die Messeplanung für unsere Kunden zu vereinfachen und zu digitalisieren war Motivationstreiber bei der Entwicklung von ExhibitorHub.

Topic Reduzierung der Arbeitsbelastung durch Ablösen manueller Prozesse und Nutzen unterschiedlicher Medien

Im Grunde sind viele Elemente der Messeorganisation wiederkehrende Workflows, deren Digitalisierung sich natürlich anbietet. Das führt auch zu dem Vorteil, dass die Arbeitsweise des Messeplanungsteams automatisch auf einen einheitlichen Ablauf synchronisiert wird. Das Team arbeitet dadurch effizienter, da sich sowohl Übergaben und Absprachen im Team  vereinfachen, als auch das Einbinden neuer Kollegen viel einfacher gestaltet wird. Alleine durch die Digitalisierung der Messeworkflows und die neu gewonnene Transparenz ergeben sich neue Effizienz und erhebliches Zeiteinsparpotential. Das gilt sowohl für die mit der Messeorganisation involvierten Teammitglieder als auch für deren Vorgesetzten, die ganz einfach per Knopfdruck über die aktuelle Sachlage informiert werden.

Topic Verbesserung der Dokumentation und damit der Reportfähigkeit

Im digitalen Messeplanungstool werden alle Informationen in einer Datenbank gespeichert. Dadurch entwickelt sich im Laufe der Zeit eine eigene Datensammlung für jeden Kunden. Diese können dann nach verschiedenen Parametern für die Überprüfung der gesteckten Messeziele genutzt werden. Mit ExhibitorHub können Sie Messe tatsächlich messbar machen.

Digitale Standübergabe
Topic Verbesserte Kommunikation durch Datenübermittlung in Echtzeit

Am digitalen Messeplanungstool ist jeder Dienstleister angeschlossen. So erhalten alle Parteien alle Informationen in Echtzeit. Das minimiert die Möglichkeit von Fehlern, da das neuste Update auch für alle zugänglich ist und nicht mehr in einem Emailpostfach oder Spamfilter hängen bleiben kann. Insbesondere bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen entfallen lange Einarbeitungs- oder Übergabezeiten. Durch die Vereinheitlichung des Workflows findet sich jeder in jedem Projekt direkt zurecht. Alle Beteiligten kommunizieren ausschließlich über die Messesoftware miteinander.

 

Topic Verbesserte Planung des verfügbaren Equipments

In ExhibitorHub werden alle Artikel mit dem wirklich verfügbaren Bestand angezeigt. Dadurch ist schon im Buchungs- und Planungsprozess ersichtlich, welches Messeequipment tatsächlich zur Verfügung steht. Alle für einen bestimmten Zeitraum bereits verplanten Artikel werden für diesen Zeitraum als nicht verfügbar angezeigt. Dadurch kann es zu keiner Überbuchung kommen. Es besteht die Möglichkeit, fehlendes Equipment temporär für Veranstaltungen hinzu zu mieten.

Topic Digitale Standübergabe

Der Standübergabeprozess ist ebenfalls komplett digitalisiert. Das erspart einerseits jegliche Form der Zettelwirtschaft mit Durchschlägen für alle Beteiligten. Andererseits gibt es auch hier die Möglichkeit, auf Standübergabedaten in Echtzeit zu zugreifen. Alle Unterlagen sind im Messeplanungstool zentral gespeichert und zugänglich.

Digitale Standübergabe
Topic Was sind die Kosten?

 

Der Vorteil einer "Software as a Service"-Lösungen besteht darin, dass Sie nur die Tools zahlen müssen, die Sie wirklich nutzen. So gibt es meistens günstige Einstiegspreise, mit denen Sie grundsätzliche Features erhalten, um Messen digital planen zu können. Es ist vergleichbar mit dem Autokauf: Die Basisausstattung ist vorgegeben und enthält alle essentiellen Features. Darüber hinaus kosten alle Zusatzausstattungen einen Aufpreis. Daher ist das Pricing eines digitalen Messeplanungstools sehr transparent und einfach nachzuvollziehen. Klassische Finanzierungsangebote für das digitale Messeplanungstool sind monatliche oder jährliche Zahlungen.

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Topic Interaktion am Messestand durch TV-Geräte

Die einfachste Form, um digitale Inhalte in einem Messestand zu integrieren, ist Einbindung von TV-Geräten. Die Möglichkeiten sind vielseitig und richten sich nach dem Kundengeschmack. Monitore können nahtlos in einem Stand integriert werden. Bei mobilen Messeständen führt es meistens dazu, dass aufgrund des benötigten Platzes nur kleinere TV-Bildschirme eingebaut werden können. In diesen Fällen gibt es auch die Möglichkeit, TV-Geräte vor die Messewände zu hängen. Damit sind Sie flexibler, insbesondere beim Einsatz von übergroßen Zollformaten. Das Aufspielen von digitalem Content erfolgt meist über einen USB-Stick. Der wird direkt an den jeweiligen Fernseher angesteckt und hat eine automatische Wiedergabefunktion. TV-Monitore gehören mittlerweile nahezu zur Standardausstattung eines Messestandes. Ein brandneuer Trend für Produkt- und Markenpräsentation am Messestand sind Hologrammgrafiken die mitten im Luftraum visualisiert werden. Hypervsn sorgt für Begeisterung und Staunen – der Wow-Effekt egal ob auf Messen, Kongressen oder Events!

Integration von TVs am Messestand
Topic Interaktion am Messestand durch Tablets

Tablets verbinden die Vorteile von TV-Bildschirmen mit der Möglichkeit der direkten Interaktion. Neben Videos und Präsentationen können so auch interaktive Inhalte wie Fragebögen, Webseiten und Gewinnspiele bereitgestellt werden. Das ermöglicht eine einfache Bewerberansprache und effektives Leadmanagement. Die Einbindung in den Stand erfolgt mithilfe von Tablet-Stelen, die sich jedem Messestand-Design individuell anpassen lassen. Um Besuchern die Möglichkeit zu bieten, Ihr Unternehmen in Ruhe kennen zulernen, sollten Sie Kennenlern-Zonen einrichten. Dafür eignen sich Tablets hervorragend: Im Eingangsbereich des Stands angebrachte Tablet-Stelen laden vorübergehende Messebesucher ein, stehen zu bleiben und machen neugierig auf die Inhalte. Gleichzeitig nehmen sie die Befürchtung, sofort von einem Mitarbeiter angesprochen zu werden. 

Eine neue Möglichkeit der Interaktion via Tablets auf HR-Messen bietet der Talents Connect Jobfinder: Interessierte Besucher können sich durch einen kurzen Fragebogen klicken, der auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt ist und sie nach Interessen, Charaktereigenschaften und Fähigkeiten befragt. Am Ende erhält jeder Teilnehmer individuelle Vorschläge zu offenen Stellen des Unternehmens, die zu ihm persönlich passen. 

Topic Interaktion am Messestand durch Virtual Reality

Virtual Reality am Messestand birgt eine Menge Potential, Besucher zu begeistern und das eigene Unternehmen hautnah und persönlich zu präsentieren. Dabei gibt es zwei Dinge zu beachten. Die technischen VR-Komponenten, die in dem Messestand integriert werden müssen. Einen Content der geeignet für eine Virtual Reality Anwendung ist. Bei den technischen Komponenten kommt es darauf an, welches Virtual Reality Technik Setup man nutzen möchte. Teure VR-Brillen haben zwar eine hervorragende Bildqualität, sind aber ortsgebunden und die Diebstahlsicherung spielt eine größere Rolle. Zumeist geht der Trend zum Nutzen der „own-device“ der Messebesucher. Das heißt Sie nutzen für die Messe VR-Anwendung die Smartphones Ihrer Besucher. Dadurch können Sie parallel einen höheren Output erzielen (keine Wartezeiten weil VR-Brillen in Nutzung sind).

Außerdem können Sie Cardboardbrillen als Werbemittel Ihren Kunden weitergeben, so dass die VR-Anwendung noch mehrfach anderen Orts gezeigt werden kann und Ihr Unternehmen noch von viralem Empfehlungs-Wachstum profitiert. Entscheidend ist sicherlich auch die Qualität des Contents für Virtual-Reality Anwendung auf Messen. Der VR-Content muss sowohl Ihre Messebesucher ansprechen als auch auf Ihre Messeziele einzahlen. Daher lohnt es sich, mehr Zeit für die Contenterstellung zu investieren und ggf. auch Spezialisten hinzu zu ziehen. Gerade im Bereich Virtual Reality auf HR-Messen gibt es tolle Praxisbeispiele, wie sich Unternehmen und Ihre Jobangebote erfolgreich präsentieren.

Topic Interaktion am Messestand durch Augmented Reality

Unter Augmented Reality versteht man eine computergestützte Erweiterung der Realitätswahrnehmung. Gerade im Augmented Reality  Einsatzbereich auf Messe wird sich allerdings zumeist nur auf die visuelle Erweiterung in Form von computergenerierten Zusatzinformationen per Einblendung ober Überlagerung fokussiert. Der Vorteil dieser AR-Anwendungen ist, dass sie zumeist einfach verständlich sind und spielerisch den Kontakt zu Ihren Messebesuchern aufbauen. Oftmals haben Augmented Reality Anwendungen einfache Schnittstellen zu Socialmedia Plattformen. So haben Sie neben der Interkation auf Ihrem Messestand auch noch die Möglichkeit, viralen Marketingmehrwert im Socialmarketing zu generieren. Augmented Reality im Messeeinsatz spricht daher meistens eher die jüngere, smartphoneaffine Zielgruppe an. Dort ist auch der Gamification Faktor nicht zu unterschätzen, da er bei dieser Zielgruppe bereits fester Bestandteil im digitalen Alltag ist.       

Augmented Reality Lösungen bieten dem Messeaussteller aber vielfach auch interessante Analyseoptionen. Es gibt Tools, die können die Besucherströme messen und auswerten, wie viele Menschen Ihr Stand angesprochen hat und mit wie vielen Menschen Sie letztendlich wirklich in Kontakt getreten sind.      

Ein Beispiel für Augmented Reality im Messeinsatz finden Sie hier.

 

Topic Virtuelle Messen

Beim Thema Virtuelle Messen wird oftmals vermutet, dass eine virtuelle Messe die Live-Messen ablösen soll. So weit sind wir in vielen Messebereichen aber noch lange nicht. Messen sind immer noch von Menschen für Menschen – es gibt genug Studien und Erfahrungsberichte, die belegen, dass Menschen explizit den persönlichen Austausch auf Messen wünschen. Daher ersetzt eine virtuelle Messe nicht zwangsläufig die Live-Messe, sie ist vielmehr ein tolles virtuelles Tool, das Messeauftritte bereichernd flankieren kann. Eine virtuelle Messe hat den selben Anspruch wie eine Live-Messe: Besucher sollen zu einem bestimmten Thema informiert werden und sich zugleich untereinander und mit den Veranstaltern austauschen können.

Sie bieten mit einer flankierenden, virtuellen Messe Ihren Kunden einen zusätzlichen Service mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Ein Messebesuch ist für viele Teilnehmer auch eine Kostenfrage. Reisekosten, Hotel und Bewirtung lassen schnell einen größeren Kostenblock auflaufen. Dazu kommt die investierte Zeit, einerseits durch die Abwesenheit auf der Messe, aber auch für die Reisekostenabrechnung. Bei einer virtuellen Messe entfallen diese Kosten komplett.

Selbst wenn Kosten nicht der entscheidende Part sind – oftmals entscheidet schlichtweg der Faktor Zeit gegen eine Messeteilnahme. Konkurriert der Messetermin mit einem wichtigen Kundentermin, dann wird Ihr Kunde im Normalfall seinen Kundentermin vorziehen und nicht zur Messe erscheinen. Bei einer virtuellen Messe hat er die Freiheit selber zu entscheiden, welcher Termin ihn am besten für seinen Messebesuch passt. Auch hier bieten Sie mit einer virtuellen Messe einen tollen Extraservice, denn Sie geben Ihren Kunden die Flexibilität, selber zu entscheiden, wann für ihn der optimale Messetermin ist.

 Je nachdem, wie Ihr Unternehmen zum Thema Nachhaltigkeit aufgestellt ist, zahlt eine virtuelle Messe auch auf dieses Thema ein. Jegliche Form des Reisens führt zu CO2-Emissionen. Nutzen Ihre Kunden die virtuelle Messe, dann reduzieren Sie deren CO2-Emissionen. Klingt banal – aber je nach Veranstaltungsort und Kundenstruktur entfallen vielleicht diverse Langstreckenflüge und schon sind ein paar Tonnen CO2-Emissionen eingespart. Es ist also nicht nur ein netter Marketing Gimmick sondern tatsächlich ein relevanter Beitrag zum Naturschutz.

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