Digitale Lösungen Wie funktioniert Messe in einer
digitalen Welt?

Die Messe der Zukunft ist im doppelten Sinne digital

Wenn von "digitaler Messe" die Rede ist, können zwei verschiedene Bereiche gemeint sein: Einerseits die unternehmensinterne Messeplanung, andererseits der Messestand und die Präsentation vor den Messebesuchern. Beide sind beeinflusst von den Auswirkungen der fortschreitenden Digitalisierung und dementsprechend besteht in beiden Bereichen Handlungsbedarf. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die Bedeutung, die Möglichkeiten und die Chancen, die die Digitalisierung der Messe sowohl für die Messeplanung als auch das Messestandkonzept haben. 

Topic Was sind die Vorteile einer digitalen
Messeplanung?

Wir haben mit unseren Kunden über Ihre Pain-Points bei der Messeplanung gesprochen. In einem Punkt waren sich alle einig: Der Aufwand, den die Organisation einer Messe mit sich bringt, erschien den Meisten bisher enorm umfangreich. Zumindest so lange wie sie versuchten, der Messeorganisation mit Excel-Listen, Emails und Telefonaten Herr zu werden. Und je größer und diverser das involvierte Team, desto größer auch das Chaos-Potential: Mit der Zeit entwickelt jeder Mitarbeiter eigene Strategien und Wege der Organisation, die sich oft signifikant von denen der Anderen unterscheiden. Dieser Mangel an Konsistenz erschwert und verlangsamt die gesamte Messeplanung enorm.

 

Effizienter, übersichtlicher und transparenter

Veränderungen sind selten leicht, aber früher oder später absolut notwendig. So ist es auch in der Messeplanung: Es ist schwer, seine Arbeitsweise komplett umzustellen. Doch tut man es nicht, wird man früher oder später von der Konkurrenz abgehängt. Die gute Nachricht: Im Grunde sind viele Elemente der Messeorganisation wiederkehrende Workflows, deren Digitalisierung sich anbietet. Das führt auch zu dem Vorteil, dass die Arbeitsweise des Messeplanungsteams automatisch auf einen einheitlichen Ablauf synchronisiert wird. Das Team arbeitet dadurch effizienter, da sich sowohl Übergaben und Absprachen im Team  vereinfachen, als auch das Einbinden neuer Kollegen. Alleine durch die Digitalisierung der Messeworkflows und die neu gewonnene Transparenz ergeben sich neue Effizienz und erhebliches Potential, um Zeit einzusparen. Das gilt sowohl für die direkt mit der Messeorganisation betrauten Teammitglieder als auch für deren Vorgesetzte, die ganz einfach per Knopfdruck über die aktuelle Sachlage informiert werden.

 

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Um die Messeplanung für unsere Kunden zu vereinfachen und zu digitalisieren, haben wir die Messeplanungs-Software ExhibitorHub entwickelt. Sie unterstützt Sie in jeder Phase des Messeauftritts und ermöglicht einheitliche Abläufe, Transparenz und Kontrolle. Sie möchten mehr erfahren? Hier geht's zu unserem Messeplanungs-Tool ExhibitorHub.

Topic Auswirkungen auf  Dokumentation, Kommunikation und Equipment-Planung

Die Umstellung von der "analogen" Messeplanung hin zu einer digitalen Messe wirkt sich natürlich nicht nur auf Workflows und Effizienz aus, sondern auch auf andere Aspekte:

Verbesserte Kommunikation durch Datenübermittlung in Echtzeit

An das digitale Messeplanungs-Tool ist jeder Dienstleister angeschlossen, für den die Informationen wichtig sind. So wissen alle Beteiligten in Echtzeit über Änderungen und neue Pläne Bescheid. Das minimiert die Möglichkeit von Fehlern und Verzögerungen durch verpasste Telefonate oder E-Mails, die im Spamfilter hängen bleiben. Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen sind kein Problem mehr, da lange Einarbeitungs- oder Übergabezeiten entfallen. Durch die Vereinheitlichung des Workflows findet sich jeder in jedem Projekt direkt zurecht. Alle Beteiligten kommunizieren ausschließlich über die Messesoftware miteinander.

 

Digitale Standübergabe

 

 

Das komplette Messe-Equipment auf einen Blick

"Wie sehen nochmal unsere neuen Drucke aus? Und welches Equipment ist schon eingeplant?" Bei der Messeplanung kann es schnell zu Missverständnissen und Verwirrung kommen, besonders, wenn mehr als eine Person involviert ist. Und plötzlich fehlen Messewände oder sind Standsysteme doppelt eingeplant. Mithilfe einer digitalen Messeplanungs-Software haben alle Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über das gesamte Equipment und sehen, welche Stand-Elemente verfügbar sind. Auch Logistikpartner und Messebauer erfahren so mit wenigen Klicks, welche Messestände für welche Messetermine gebraucht werden und wie die fertigen Stände aussehen sollen.

Auch die Nachbereitung der Messe wird so deutlich vereinfacht: Über eine Messeplanungs-Software können Sie ganz leicht nach verfolgen, welche Messewände wie oft verwendet wurden. So erkennen Sie, wo Bedarf besteht und wo Sie Geld sparen können. Die tatsächliche Menge der vorhanden und verbrauchten Werbemittel, die Ihnen das System liefert, helfen außerdem bei der konkreten Messeplanung fürs nächste Jahr. 

 

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Topic Wie funktioniert eine
digitale Standübergabe?

Es ist so weit: Der Messestand steht, sieht genauso gut aus wie erwartet und es kann endlich losgehen mit den aller letzten Messevorbereitungen! Doch halt – wo ist denn plötzlich Formular XY? Das wollte mir der Messebauer doch noch geben?
Diese Zettelwirtschaft mit Formularen, Checklisten und Zertifikaten ist wirklich anstrengend und läuft selten reibungslos. Irgendetwas fehlt eigentlich immer. Bei einer komplett digitalen Messeplanung entfällt das alles, denn auch der Standübergabeprozess kann komplett digital ablaufen. Dann sind alle notwendigen Unterlagen zentral im Messeplanungs-Tool hinterlegt und online für jeden abrufbar.

Wie das funktioniert? Bei der Standübergabe treffen sich Messebauer und Auftraggeber noch immer persönlich und besprechen den Messestand gemeinsam. Der Unterschied ist, dass alle Formulare auf einem mobilen Endgerät, z.B. einem Tablet, ausgefüllt werden. Sobald der Messestand übergeben ist, werden die notwendigen Unterlagen direkt an den Veranstalter übermittelt. Ganz ohne Durchschläge, Kopien oder verlorene Zettel. Auf den Status der Standübergabe können zudem jederzeit alle Beteiligten in Echtzeit zugreifen und sind so sofort über Änderungen informiert.

Digitale Standübergabe
Topic Was kostet eine digitale Messeplanung?

 

Der Vorteil einer "Software as a Service"-Lösungen besteht darin, dass Sie nur die Tools zahlen müssen, die Sie wirklich nutzen. So gibt es meistens günstige Einstiegspreise, mit denen Sie grundsätzliche Features erhalten, um Messen digital planen zu können. Es ist vergleichbar mit dem Autokauf: Die Basisausstattung ist vorgegeben und enthält alle essentiellen Features. Darüber hinaus kosten alle Zusatzausstattungen einen Aufpreis. Daher sind die Kosten eines digitalen Messeplanungs-Tools sehr transparent und einfach nachzuvollziehen. Klassische Finanzierungsangebote für das digitale Messeplanungs-Tool sind monatliche oder jährliche Zahlungen.

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Topic Interaktion am Messestand durch TV-Geräte

Die einfachste Form, um digitale Inhalte in einem Messestand zu integrieren, ist die Einbindung von TV-Geräten. Die Möglichkeiten sind vielseitig und richten sich nach dem jeweilgen Standkonzept und dem persönlichen Geschmack: Eine Option ist die nahtlose Integration von Monitoren in die Messewand - wie hier auf der dmexco 2018. Bei mobilen Messeständen führt dies allerdings oft dazu, dass aufgrund des benötigten Platzes nur kleinere TV-Bildschirme eingebaut werden können. In diesen Fällen empfehlen wir die zweite Variante: Den TV-Bildschirm vor der Rückwand anzubringen oder ihn freistehend auf dem Stand zu platzieren. Damit sind Sie flexibler, insbesondere beim Einsatz von übergroßen Zollformaten. Zwei gute Beispiele sind hier der Messestand der Zwergperten GmbH auf der Babywelt-Messe und KAZÉ auf der AnimagiC. Das Aufspielen von digitalem Content erfolgt meist über einen USB-Stick. Der wird direkt an den jeweiligen Fernseher angesteckt und hat eine automatische Wiedergabefunktion. TV-Monitore gehören mittlerweile nahezu zur Standardausstattung eines Messestandes. Ein brandneuer Trend für Produkt- und Markenpräsentation am Messestand sind übrigens Hologrammgrafiken, die mitten im Luftraum visualisiert werden. Hypervsn sorgt für Begeisterung und Staunen – der Wow-Effekt egal ob auf Messen, Kongressen oder Events!

Integration von TVs am Messestand
Topic Interaktion am Messestand durch Tablets

Tablets verbinden die Vorteile von TV-Bildschirmen mit der Möglichkeit der direkten Interaktion. Neben Videos und Präsentationen können so auch interaktive Inhalte wie Fragebögen, Webseiten und Gewinnspiele bereitgestellt werden. Das ermöglicht eine einfache Bewerberansprache und effektives Leadmanagement. Die Einbindung in den Stand erfolgt mithilfe von Tablet-Stelen, die sich jedem Messestand-Design individuell anpassen lassen. Um Besuchern die Möglichkeit zu bieten, Ihr Unternehmen in Ruhe kennen zulernen, sollten Sie Kennenlern-Zonen einrichten. Dafür eignen sich Tablets hervorragend: Im Eingangsbereich des Stands angebrachte Tablet-Stelen laden vorübergehende Messebesucher ein, stehen zu bleiben und machen neugierig auf die Inhalte - so wie hier bei Die Zieglerschen auf der Pflege Plus 2018. Gleichzeitig nehmen sie die Befürchtung, sofort von einem Mitarbeiter angesprochen zu werden.

Eine neue Möglichkeit der Interaktion via Tablets auf HR-Messen bietet der Talents Connect Jobfinder: Interessierte Besucher können sich durch einen kurzen Fragebogen klicken, der auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt ist und sie nach Interessen, Charaktereigenschaften und Fähigkeiten befragt. Am Ende erhält jeder Teilnehmer individuelle Vorschläge zu offenen Stellen des Unternehmens, die zu ihm persönlich passen. Hier finden Sie ein Interview mit näheren Informationen.

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Topic Interaktion am Messestand durch Virtual Reality

Virtual Reality am Messestand birgt eine Menge Potential, Besucher zu begeistern und das eigene Unternehmen hautnah und persönlich zu präsentieren. Dabei gibt es zwei Dinge zu beachten:

Erstens: Die technischen VR-Komponenten, die in dem Messestand integriert werden müssen.  Hierbei kommt es darauf an, welches Virtual Reality Technik-Setup man nutzen möchte. Teure VR-Brillen, wie sie im Handel erhältlich sind, haben zwar eine hervorragende Bildqualität und sehen sehr professionell aus. Zu den hohen Anschaffungskosten kommt allerdings hinzu, dass sie nur ortsgebunden funktionieren und dass Sie besondere Vorkehrungen zur Diebstahlsicherung treffen müssen. Darum entscheiden sich die Meisten Aussteller für das "Bring your own device"-Prinzip: Hierbei nutzen die Messebesucher ihr eigenes Smartphone, um die VR-Anwendungen am Messestand zu erleben. Das funktioniert am besten mithilfe sogenannter Cardboard-Brillen. Die Vorteile: Hohe Flexibilität, geringere Kosten und deutlich mehr Nutzer gleichzeitig. Denn wenn jeder sein eigenes Gerät nutzt, entfallen lange Wartezeiten für einzelne VR-Brillen. Außerdem können Sie Cardboard-Brillen als Werbemittel nutzen und an Ihre Kunden weitergeben. So bleiben Sie garantiert im Gedächtnis, denn die VR-Brille ist nicht nur für Messebesucher ein praktischer Begleiter, sondern kann auch privat genutzt werden. 

Zweitens: Entscheidend für den Erfolg ist natürlich die Qualität des Contents für Virtual-Reality Anwendungen auf Messen. Der VR-Content muss sowohl Ihre Messebesucher ansprechen als auch auf Ihre Messeziele einzahlen. Das Zauberwort hier heißt Storytelling. Bei der Entwicklung Ihres Messestand-Konzepts müssen Sie unbedingt den VR-Faktor mit einplanen und gut überlegen, wie Sie das Potential dieser digitalen Erweiterung optimal nutzen können. Daher lohnt es sich, mehr Zeit für die Contenterstellung zu investieren und ggf. auch Spezialisten hinzu zu ziehen. Gerade im Bereich Virtual Reality auf HR-Messen gibt es tolle Praxisbeispiele, wie sich Unternehmen und Ihre Jobangebote erfolgreich präsentieren.

Topic Interaktion am Messestand durch Augmented Reality

Unter Augmented Reality versteht man eine computergestützte Erweiterung der Realität. Diese Erweiterung kann z.B. mithilfe von Tablets, TV-Bildschrimen oder Smartphones erzeugt werden. Ein Beispiel aus dem Alltag sind Foto-Filter fürs Handy: Sie erweitern das Live-Bild aus der Kamera um Masken, Schnurrbärte oder andere Effekte. Im Messekontext könnten so Maskottchen beworben oder neue Produkte vorgestellt werden, ohne dass sie sich tatsächlich vor Ort befinden. Wie das aussehen kann sehen Sie in diesem Blogbeitrag zu Aktionen am Messestand. Der Vorteil dieser AR-Anwendungen ist, dass sie zumeist einfach verständlich sind und spielerisch den Kontakt zu Ihren Messebesuchern aufbauen. Oftmals haben Augmented Reality Anwendungen einfache Schnittstellen zu Socialmedia Plattformen. So haben Sie neben der Interaktion auf Ihrem Messestand auch noch die Möglichkeit, viralen Marketingmehrwert im Socialmarketing zu generieren. AR im Messeeinsatz spricht daher meistens eher die jüngere, smartphone-affine Zielgruppe an. Dort ist auch der Gamification Faktor nicht zu unterschätzen, da er bei dieser Zielgruppe bereits fester Bestandteil im digitalen Alltag ist.       

Augmented Reality Lösungen bieten dem Messeaussteller meist zusätzlich interessante Analysemöglichkeiten: Einige Tools können Besucherströme messen und auswerten, wie viele Menschen vor Ihrem Stand stehen geblieben sind und mit wie vielen Menschen Sie letztendlich wirklich in Kontakt getreten sind. Ein Beispiel für eine solche Anwendung ist Sensape.     

5 Tipps: Wie ihr Messeauftritt digitaler wird


 

Topic Virtuelle Messen

Beim Thema Virtuelle Messen wird oftmals vermutet, dass eine virtuelle Messe die Live-Messen ablösen soll. So weit sind wir in vielen Messebereichen aber noch lange nicht. Messen sind immer noch von Menschen für Menschen – es gibt genug Studien und Erfahrungsberichte, die belegen, dass Menschen explizit den persönlichen Austausch auf Messen wünschen. Daher ersetzt eine virtuelle Messe nicht zwangsläufig die Live-Messe, sie ist vielmehr ein tolles virtuelles Tool, das Messeauftritte bereichernd flankieren kann. Eine virtuelle Messe hat den selben Anspruch wie eine Live-Messe: Besucher sollen zu einem bestimmten Thema informiert werden und sich zugleich untereinander und mit den Veranstaltern austauschen können.

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