GASTBEITRAG • Lesezeit: 3 Min.
In den USA funktionieren Messen etwas anders als bei uns. Das bezieht sich nicht nur auf den Ablauf vor Ort, sondern auch auf die gesamte Vorbereitung. Damit Ihre Auslandsmesse in den USA ein voller Erfolg wird, erklären wir Ihnen hier alle Unterschiede und Besonderheiten.
Dieser Gastbeitrag stammt von Alesja Alewelt. Mit Ihrem Unternehmen MEMANTO engagiert Sie sich für Innovation und Prozess-Optimierung in der Messebranche durch den Einsatz digitaler Technologien.
Allgemeines zu Messeauftritten in den USA
In den Vereinigten Staaten werden Messen von den jeweiligen Berufsverbänden veranstaltet und es gibt einen General Contractor. Dieser stellt nicht nur die komplette Infrastruktur, sondern auch die Messehalle zur Verfügung. Und auch die Preise für Aussteller werden vom Veranstalter sowie vom General Contractor festgelegt. Darin sind dann, anders als in Deutschland, schon alle Leistungen enthalten, die für eine Messe notwendig sind, z.B. die Kosten für die Stand-Reinigung oder für gewerkschaftliche Auflagen.
Außerdem bekommt jeder Aussteller ein Exhibitor Manual, in der alle wichtigen Formulare enthalten sind. Das ist sozusagen eine Gebrauchsanleitung für die Messe: Hier können Aussteller die benötigten Leistungen und Produkte über Formulare anfragen und mieten und der zuständige Messebauer wird direkt damit beauftragt. Stromanschlüsse werden von Elektrikern geregelt, um die sich der Veranstalter kümmert. Die Kosten dafür, wie auch für andere besondere handwerkliche Tätigkeiten, trägt selbstverständlich der Aussteller. Hierfür legt der Veranstalter Tarife fest, die nicht verhandelt werden können. Die entsprechenden Leistungen werden pro Stunde abgerechnet und sind noch nicht in den Kalkulationen des Messebauers inbegriffen. Angebote des Messebauers sind daher zumeist nicht vollständig. Hier sollte also genügend finanzieller Spielraum eingeplant werden.
Besonderheiten bei der Messeplanung
Bei Messeaufbauten in den USA wird besonders auf gewerkschaftliche Vorgaben geachtet. Da diese mitunter sehr streng sind, sind kurze Auf- und Abbauzeiten gefragt. Das müssen Sie bei der Planung Ihres Messestand-Designs unbedingt beachten. Dieses eher minimalistische Design kommt Ihnen auch beim Transport zugute: Frachten dürfen auf Messen in den USA nämlich nicht selbst transportiert werden, das regelt vielmehr der General Contractor. Hierfür fallen dann Handling-Gebühren an, die nach Gewicht berechnet werden. Das alles sind vermutlich Gründe dafür, dass es - anders als in Deutschland - kaum modulare oder individuelle Messestände gibt. Von den "Pop-up-Ständen", die einige amerikanische Anbieter offerieren, sollten Sie übrigens die Finger lassen. Sie wirken meist billig und sind ihr Geld nicht wert. Nehmen Sie sich daher im Vorfeld genug Zeit, um sich über Messebauer zu informieren, die genau nach Ihren Vorstellungen arbeiten und fragen Sie hier gezielt nach einem Angebot für die USA. Auch der Messeservice kann Ihnen hier weiterhelfen.
Messe-Logistik in den USA
Wie schon erwähnt führt bei der Logistik kein Weg am General Contractor vorbei, bei dem die Fracht auch offiziell angemeldet werden muss. Doch keine Sorge, dafür gibt es im praktischen Exhibitor Manual ein eigenes Formular. Dieses sogenannte Freight-Handling wird dabei nach festen Kriterien entlohnt, eine preisliche Staffelung ist je nach Aufwand zu erwarten. Ihr Messeequipment muss zwingend so verpackt sein, dass sie mit dem Gabelstapler bewegt werden kann. Vorsicht: Die Maße für Paletten in den USA sind andere als in Europa! Die Anlieferung erfolgt nach einem festen Terminplan und bei Abweichungen fallen weitere Gebühren an. Das kann Zeitsparend sein, bei Unwissen allerdings auch zu Chaos und teuren Verspätungen führen. Die Fracht kann aber meist schon einige Wochen vorab angeliefert werden. Die Gebühren sind dann zwar höher, dafür sind die Kosten für Lkw-Wartezeiten bei der späteren Auslieferung in die Halle geringer.
"The Show Must Go On" – auch auf der Messe
Im Exhibitor Manual gibt es verschiedene Formulare, mit denen sogenannte Show-Services beauftragt werden können. Dazu zählen unter anderem Internetanschluss, Elektroinstallation und Standreinigung. Die Bestellungen müssen korrekt ausgefüllt und pünktlich abgeschickt werden, ansonsten können schnell hohe Kosten entstehen. Die Bezahlung dieser Leistungen muss im Voraus getätigt werden. Wichtig: Kommt es zu Streitigkeiten, nicht einfach die Kreditkarte sperren oder Buchungen zurückholen! Der General Contractor ist nachtragend und eine Zulassung zur nächsten Messe würde somit sehr unwahrscheinlich. Hier ist diplomatisches Geschick gefragt!
Sie sehen: Messeauftritte im Ausland können eine ziemliche Herausforderung darstellen. Das A und O für den Erfolg ist definitiv Zeit. Damit Sie diesen Faktor besser einschätzen können, haben wir einen praktischen Zeitplan für Sie erstellt:
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Good Luck mit Ihrem Messeauftritt in den USA!
Ihr Team von LA CONCEPT
