Das kann alles schiefgehen bei der Messeplanung

Bianca Schillinger
Von Bianca Schillinger am 19.06.2019 10:28:33
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Entspannte Messeplanung? Klassische Probleme und wie man sie vermeidet

Experten-Leitfaden • Lesezeit: 3 Min.

„Da bin ich leider überfragt.“ | „Davon hat mich niemand in Kenntnis gesetzt.“ | „Ich glaube dafür bin ich nicht zuständig.“

Kommt Ihnen das bekannt vor? Das dachte ich mir. Damit sind Sie nämlich nicht allein: In großen Unternehmen teilen sich oft verschiedene Abteilungen oder Mitarbeiter die Verantwortung der Messevorbereitung. Da sind Chaos und Wissenslücken vorprogrammiert. Wir geben Tipps für eine reibungslose Messeplanung.

Das geht bei der Messeplanung meistens schief

 

Das größte Problem ist, wie so oft im Leben, die Kommunikation. E-Mails sind zwar praktisch, doch spätestens, wenn mehrere Empfänger ins Spiel kommen, wird das Ganze schnell unübersichtlich. Im hektischen Büro-Alltag hat jeder schon einmal vergessen, die eine wichtige Mail noch an die Kollegin weiterzuleiten oder dem Kollegen aus der anderen Abteilung schnell die aktuellen Infos zur Messe durchzugeben. Das ist völlig menschlich, doch leider zugleich ein großes Problem. Denn am Ende weiß keiner sicher, was denn nun der aktuelle Stand des Projekts ist und wo genau sich welche E-Mail versteckt.

Das ist nicht nur stressig, das führt schnell zu gravierenden Problemen beim Messeauftritt: Doppelte Buchungen von Equipment, fehlendes Werbematerial oder falsche Drucke: Meist ist es jetzt zu spät und Sie müssen panisch Schadensbegrenzung betreiben.

 

So geht moderne Messeplanung

 

E-Mail-Chaos und Fehllieferungen einfach vorbeugen

Die Lösung: Übersichtliche und einfache Kommunikation unter allen Beteiligten. In kleinen Teams, die sich am selben Standort befinden, können klare Zuständigkeiten und regelmäßige Absprachen die Lösung sein. Vereinbaren Sie feste Termine, bei denen alle Beteiligten auf den neuesten Stand gebracht werden. Das können Meetings oder einfach Rundmails, ganz nach Ihren Vorlieben sein. Essenziell wichtig ist außerdem, alle relevanten Unterlagen in einer zentralen, für alle zugänglichen Ablage abzuspeichern und in übersichtlichen Ordner-Strukturen abzulegen. So weiß auch in Urlaubs- und Krankheitsphasen jeder, wo er suchen muss. Das geht nicht ganz ohne Vorbereitung und gründliche Briefings, doch der Aufwand wird sich lohnen!

In größeren Teams, die zudem über mehrere Standorte verteilt sind, gestaltet sich das Ganze etwas schwieriger. Um in diese komplizierten Kommunikationswege Ordnung hineinzubringen, brauchen Sie einen einheitlichen Kanal. Dieser Kanal nennt sich digitale Messeplanung. Alle Informationen zur Messestandgestaltung, Bestellungen und Anlieferungsdetails werden auf einer zentralen Online-Plattform gesammelt, zu der alle Beteiligten (sowohl Sie und Ihre Kollegen als auch die Messebauer und das Messeservice-Team) Zugang haben. Ganz unabhängig von E-Mail-Postfächern kann jeder mit wenigen Klicks auf alle wichtigen Informationen zugreifen und sich über den aktuellen Projektstand informieren.

Doppelbuchungen sind unmöglich und fehlendes Equipment fällt sofort auf. Denn nach der Online-Buchung werden alle Details mit einem persönlichen Ansprechpartner des Messeservice-Teams abgeklärt. So bietet digitale Messeplanung die perfekte Mischung aus Online-Verwaltung und persönlichem Kontakt mit echten Menschen. Im Falle von Krankheitsvertretungen finden sich alle Kollegen schnell im übersichtlichen Online-Portal zurecht und können informierte Entscheidungen treffen. Das erleichtert Urlaubsübergaben, vereinfacht Absprachen verschiedener Standorte und beugt Konflikten vor. Messeplanung kann so einfach sein!

 

Sie wünschen sich Hilfe bei der Messeplanung in einem großen Team? Wir bringen Ordnung ins Planungs-Chaos! Hier finden Sie unsere Lösung für eine entspannte und übersichtliche Messevorbereitung:

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