Wie sieht die Zukunft der Messeplanung aus?

Björn Schaper
Von Björn Schaper am 21.05.2019 11:49:54
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Von Excel-Listen zu digitalen Messeplanungs-Plattformen

Experten-Leitfaden • Lesezeit: 4 Min.

Die Messe wird digitaler, und auch Planungsprozesse, Absprachen und Übergaben müssen sich verändern: Weg von Excel-Listen und E-Mail-Fluten hin zu digitalen Messeplanungs-Plattformen. Doch wie kann das aussehen? Und vor welchen Herausforderungen stehen Messeplaner in den nächsten Jahren?

 

Was sind Probleme und Risiken herkömmlicher Messeplanung?

 
Zuerst einmal muss klar gesagt werden: Die Abläufe und Prozesse im Bereich Messeplanung funktionieren in vielen Unternehmen auch analog erstaunlich gut. Es gibt immer wieder Menschen, die sich mit viel Herzblut dem Thema annehmen und klare Abläufe schaffen, die gut eingespielt sind. Problematisch wird es meist erst bei Abwesenheiten, Krankheitsfällen oder Personalwechseln. In solchen Situationen häufen sich immer entweder die Verzögerungen und Fehler, oder die hauptverantwortlichen Mitarbeiter schalten sich vom Krankenbett oder aus dem Urlaub zu und retten den Tag. Das ist natürlich nicht zielführend und kein langfristiger Ansatz für funktionierende Messeplanung. Gerade in Marketing-Teams (die in den meisten Unternehmen für Messethemen zuständig sind) steigen die Anforderungen an die Mitarbeiter sowieso schon kontinuierlich. Da sind funktionierende Übergaben und wohlverdiente Urlaube ein Muss.
 
Eine digitale Messeplanungs-Plattform unterstützt die Messeverantwortlichen und hilft, alles im Blick zu haben und schneller gebündelt an Informationen zu kommen. Zertifikate, aktuelle Pläne, Bilder von vorherigen Messen oder einfach die Infos über den allgemeinen Bestand sowie die aktuellen Verfügbarkeiten sind live und mit wenigen Klicks abrufbar, was eine enorme Arbeitsentlastung bedeutet.
Probleme_und_Risiken

Welche neuen Herausforderungen stellt die Messe der Zukunft an Mitarbeiter, die Messen für Ihr Unternehmen planen?

 

Aus meiner Sicht gibt es drei Herausforderungen für diese Mitarbeiter:

Erstens nimmt der Trend zu kleineren Kongressen, Summits und eintägigen Veranstaltungen weiter rasant zu. Das bedeutet, dass die relative Anzahl an Messeteilnahmen stark steigt und zudem auch die Anzahl der Mitarbeiter, die in die Messeplanung involviert sind. Dies erschwert die Kommunikation und Koordination der vielen Messeteilnahmen und erfordert neue Strukturen und Workflows. Es gibt viele Kunden, die teilweise weit über 100 Messen für Ihr Unternehmen noch mit papiergefüllten Ordnern, Excel-Listen und E-Mails koordinieren. Bei den momentanen technischen Entwicklungen ist dies so in absehbarer Zeit nicht mehr darstellbar.
 
Zweitens kommen immer mehr technische Komponenten ins Spiel. Screens, Tablets, Apps und digitales Leadmanagement sind längst an den Messeständen angekommen. Da diese Tools im direkten Messekontext zum Einsatz kommen, fallen Sie auch oft in den Einsatzbereich der Messeansprechpartner im Unternehmen. Und mit ihnen kommen große Datenmengen, Logins und spezielle Zugriffsrechte, die einen zentralen Verwaltungsort immer wichtiger machen. Denn wenn die Screens & Tablets während der Messe schwarz bleiben und „No Signal“ kundtun, wird es schnell sehr hektisch am Messestand.
 
Drittens beobachten wir vermehrt, dass Mitarbeiter aus Marketingteams das Thema Messe neben anderen Marketingaufgaben verantworten. Das bedeutet, dass es immer weniger reine Messeabteilungen gibt und es somit immer wichtiger wird, die Verantwortlichen durch ein digitales Planungstool zu unterstützen und zu entlasten. Nur so haben diese Mitarbeiter auch eine Chance, sich auf die wesentlichen Marketingaufgaben zu konzentrieren und sich nicht im allgemeinem Messeplanungsalltag verlieren. Das ist ein wichtiger Faktor für Mitarbeiter-Zufriedenheit und Effizienz.   
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Worauf müssen sich Messebauer und Veranstalter einstellen?

Eine der wesentlichen Herausforderungen ist auch hier der Einsatz von digitalen Tools. Dies ist nicht nur für die Mitarbeiter, die diese Messen planen eine Herausforderung, sondern auch für die Messebauer vor Ort und die Veranstalter. Es muss gewährleistet sein, dass Tablets, Bildschirme, VR-Erweiterungen und Co. stabil und sicher laufen. Da der Trend gleichzeitig hin zu eintägigen Veranstaltungen (Summits, Career Days, Kongresse, After Work, Meetup etc.) geht, gibt es eigentlich kaum Budget für den technischen Support vor Ort. Die Systeme müssen immer flexibler, einfacher und schneller im Auf- & Abbau sein. Trotzdem werden natürlich dieselben Anforderungen an die optimale Unternehmens-Präsentation gestellt. Denn die größte Herausforderung besteht nach wie vor darin, aus der Masse der Aussteller herauszustechen. Eine zielgruppenspezifische Ansprache ist darum gerade heutzutage ein ganz wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Messeteilnahme.

Messebauer_und_-Veranstalter

Wie hilft der ExhibitorHub dabei, diese Herausforderungen zu meistern?

Unser Messeplanungs-Tool ExhibitorHub macht es möglich, das komplette Messe-Equipment inklusive Möbeln, Videodateien und allen Informationen gebündelt an einem Ort zu verwalten. Doppelbuchungen und Fehlbestände werden unmöglich, da Verfügbarkeiten in Echtzeit aktualisiert werden. Zudem hilft die digitale Messeplanung dabei, die Kommunikation zwischen Unternehmen, Dienstleister und Montageteams zu vereinfachen und transparenter zu machen. Schnelle Rückmeldungen vom Aufbau, Live-Bilder von der Messe und ein direktes Feedback helfen auch, die Akzeptanz für das Thema Messe im gesamten Unternehmen zu steigern.
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